De Oefentherapeut Xander Polderdijk

 

Inleiding

Wij vinden het belangrijk dat de privacy van onze patiënten goed is geborgd. Dit privacyreglement beschrijft hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, waaronder uw medische gegevens. 

Als u vragen heeft over het privacyreglement kunt hiermee terecht bij uw behandelaar. Ook kunt u een e-mail sturen naar info@deoefentherapeutxpl.nl of telefonisch contact opnemen met de praktijk (010-4600579).

 

 

Artikel 1 Definities

 

In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:

- Gegevens de gegevens die betrekking hebben op een persoon 

- Praktijk de oefentherapeut Xander Polderdijk, verwerkingsverantwoordelijke

- Patiënt een patiënt van de praktijk 

 

Verwerking een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming) 

 

Artikel 2 Toepasselijkheid

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de praktijk die betrekking hebben op patiëntenzorg. 

 

Artikel 3 Doelen  

De praktijk kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen: (i) het verlenen van oefentherapeutische zorg; (ii) het declareren van verleende oefentherapeutische zorg bij de patiënt of zorgverzekeraar; (iii) ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden; (iv) (wetenschappelijk) onderzoek. (v)

 

Artikel 4 De gegevensverwerking

Bij aanmelding worden de NAWTE en medische gegevens (bijv. hulpvraag) genoteerd in het softwareprogramma. Als een patiënt in behandeling wordt genomen, worden deze gegevens verder aangevuld (zie volgende stap).

Sollicitaties, waarin ook NAWTE gegevens staan, worden bewaard voor eventuele toekomstige vacatures.

Stageovereenkomsten, waarin ook NAWTE gegevens staan, worden bewaard voor maximaal een jaar.

De gegevens van contactpersonen en relaties (waaronder Para)medici, scholen, ambulant begeleiders, Consultatiebureau's, verzekeraars) zijn ingevoerd in het softwareprogramma met NAWTE gegevens en indien relevant AGB-code.

 

Als zorgverleners (oefentherapeuten) is het voor ons noodzakelijk de NAWTE en BSN vast te leggen van een patiënt, deze worden o.a. gebruikt om te kunnen declareren aan de zorgverzekeraar. Daarnaast worden relevante medische en bijzondere persoonsgegevens vastgelegd. Deze gegevens worden in het softwareprogramma genoteerd en deels ook in het papieren dossier, wat voor 15 jaar wordt bewaard in een afgesloten kast in een afgesloten ruimte.

 

In deze oefentherapiepraktijk zijn verschillende medewerkers in dienst als oefentherapeut en praktijkondersteuner. Van de werknemers die werkzaam zijn in deze praktijk worden de NAWTE gegevens, een kopie van het identiteitsbewijs, bankgegevens, verklaring omtrent gedrag, kopie relevante diploma's, formulier loonheffing, arbeidsovereenkomst(en), personeelsregeling, formulieren omtrent functioneringsgesprekken en een persoonlijk ontwikkelingsplan vastgelegd. Deze gegevens worden met hun toestemming gedeeld met de salarisadministratie en het boekhoudkantoor ivm verzekeringen.

 

Op de website worden de medewerkers voorgesteld met naam, foto (door de medewerker aangeleverd) en een door henzelf geschreven introductietekst.

 

1. Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelend oefentherapeut heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelend oefentherapeut en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren. 2. Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen. 3. Als wij uw gegevens gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek of ten behoeve van ons kwaliteitsbeleid, zullen wij u hierover informeren. Indien het er niet mee eens bent dat uw gegevens hiervoor gebruikt worden, kunt u dit aangeven bij uw behandelaar. Uw gegevens zullen dan niet meegenomen worden. Wij zullen in beide gevallen niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden uw gegevens gepseudonimiseerd en/of geanonimiseerd zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot individuele personen. 4. Zorgverzekeraars met wie de praktijk een overeenkomst heeft controleren of gedeclareerde zorg rechtmatig is verleend. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen. 5. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u ons hiervoor toestemming heeft gegeven. 

 

Artikel 5 Beschrijving van de gegevens

De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt: - naam - adres/contactgegevens - geboortedatum - BSN nummer - medische gegevens - naam huisarts/andere zorgverleners - gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger - 

Persoonsgegevens die wij verwerken: Voor- en achternaam, geslacht, Geboortedatum, Adresgegevens, Telefoonnummer, E-mailadres

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens: burgerservicenummer (BSN), medische gezondheid, gegevens van personen jonger dan 16 jaar

- Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@deoefentherapeutxp.nl , dan verwijderen wij deze informatie.

aanvullend: een enkele keer zijn er bijzondere persoonlijke gegevens die relevant zijn voor het ontstaan van uw klachten. Deze gegevens staan in mijn persoonlijke aantekeningen en niet in uw medische dossier. Deze worden dan ook niet gedeeld in de wettelijke verslaglegging. In een enkel geval maakt dit communiceren met andere behandelaars wel gemakkelijker. Mocht dit het geval zijn dan zal ik daar uitdrukkelijk toestemming voor vragen om dit te benoemen in overleg. 

Dit betreft o.a. de volgende onderwerpen:

BSN-nummer Altijd; zonder is behandeling niet mogelijk

Etnische afkomst Enkele keer; in persoonlijke aantekeningen als dit relevant is

Politieke opvattingen of voorkeur Nog nooit voorgekomen maar mogelijk. Dan in persoonlijke aantekeningen als dit relevant is

Religieuze opvatting of overtuiging Enkele keer; in persoonlijke aantekeningen als dit relevant is

Lidmaatschap van een vakbond Nog nooit voorgekomen maar mogelijk. Dan in persoonlijke aantekeningen als dit relevant is

Genetische of biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie n.v.t.

Gegevens over gezondheid Altijd; zonder is behandeling niet mogelijk

Gegevens over seksuele geaardheid Enkele keer; in persoonlijke aantekeningen als dit relevant is

Strafrechtelijke gegevens of veroordelingen of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen n.v.t.

Salarisgegevens n.v.t.

Paspoort kopie, waarop pasfoto zichtbaar is (zonder voorlegger gekopieerd) n.v.t.

Bank gegevens i.g.v. waarneming niet voor patiënten/cliënten

   

 *Persoonlijke aantekeningen zijn geen onderdeel van u medische dossier, deze worden na afronding van de therapie of i.i.g. na 15 jaar vernietigt.

 

Artikel 6 Rechten

1. Als patiënt heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Wij, in het bijzonder uw behandelend oefentherapeut, informeert u ook in specifieke gevallen.

2. U heeft als patiënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Wij nemen een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Daarnaast heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

3. U heeft als patiënt het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.  

4. Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij vragen u om dit verzoek schriftelijk te doen en indien het om medische gegevens gaat zo mogelijk de beweegredenen te vermelden De behandelend oefentherapeut beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek.niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen doen wij dat gemotiveerd. 

 5. U kunt als patiënt een verklaring laten toevoegen aan uw dossier. Wij verzoeken u om deze verklaring aan uw behandelend oefentherapeut te overhandigen zodat dit aan uw dossier kan worden toegevoegd. 6. Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende: - Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans zijn dit de ouders, uitgeoefend; - Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend; - Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen; - Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend. 

In geval van artikel 6 punt 4 of 2 vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het schriftelijke verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy

 

 Artikel 7 Gegevensbewaring

 1.0 Papieren dossier worden opgeslagen in een afgesloten kast in een afgesloten ruimte.

Incidenteel komt het voor dat een dossier verplaatst moet worden naar een andere behandellocatie, hier wordt zeer zorgvuldig mee omgegaan. Tijdelijke locaties waar het dossier wordt opgeslagen worden zo goed mogelijk afgesloten.

 

Het dossier met behandelinformatie wordt gedurende vijftien jaar na afloop van de behandelingsovereenkomst bewaard, tenzij goed zorgverlenerschap met zich meebrengt dat de gegevens langer worden bewaard.

Voor dossiers met behandelinformatie van minderjarige personen geldt dat de bewaartermijn van vijftien jaar begint te lopen vanaf de leeftijd van 18 jaar. 

In andere gevallen dan in dit artikel vermeld worden gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.

Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.

Informatie gestuurd via het aanmeldformulier van de website wordt verwijderd uit de e-mail inbox wanneer de cliënt ingevoerd is en de behandelepisode gestart wordt.

Papieren dossiers ouder dan 15 jaar worden vernietigd middels een p3 papierversnipperaar.

 

Artikel 8 Geheimhouding

Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij gegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers en externe partijen die de praktijk inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software. Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als: - u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven; - het verstrekken van de gegevens noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en de ontvanger, bijvoorbeeld de huisarts, eveneens betrokken is bij de zorgvraag; 

- er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld; of - wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak. 

 

Artikel 9 Informatiebeveiliging

Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Dit betreft onder meer: (a) het gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen; (b) wij voldoen aan de NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513; (c) opvolgen van adviezen van beroepsgroep en soft- en hardware adviseur

 

Artikel 10 Wijzigingen 

De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij zullen u in dat geval via onze website (www.deoefentherapeutxp.nl) informeren. 

 

Artikel 11 Klachten

Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft kunt u dit bespreken met uw behandelaar te bereiken op bovenstaand telefoonnummer of per e-mail.

 Het staat u te allen tijde vrij om uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen. 

 

Versie d.d. [14-05-2018]